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納品書を正しく活用しよう

領収書は、物品の取引、料金の支払いを行った証拠として存在しています。領収書の発行を請求する権利は、民法486条でも保障されています。納品書は、法的に発行することを義務付けていないため、納品書よりも軽視されがちですが、納品書にまつわるトラブルは少なくありません。

発行にまつわるトラブル

納品書は、商品の受け渡しが完了したことを証明する書類であり、商品やサービスに関する代金としてお金が支払われたことを証明する領収書とは、証明する内容が根本的に異なっています。

よくあるのが、通販などで商品を購入し、銀行振り込みで代金を支払おうとした際に起こるトラブルです。銀行振り込みによって、購入者が振り込み明細書を所有しているにも関わらず領収書を発行してしまうと、購入者は受取証書を2部所有することになってしまいます。

しかし、この場合も請求された場合は領収書を発行する必要があります。「振り込み明細書があるから納品書で大丈夫」という考えだと、トラブルを招く可能性があるのです。事前に「振込明細書と受取証書を兼ねる」と明記しておくことでトラブルを回避するようにしましょう。

記載にまつわるトラブル

納品の件数が少なく、納品書の作成数が少なければ、記載時のミスも自然と少なくなりますが、納品件数が多かったり、まとまった受注を受ける際はミスが発生しやすくなります。数量ミスや商品の間違いでクレームやトラブルに発展してしまうことは珍しくありません。数量や商品違いなどのミスであれば、購入者の指摘ですぐに気づくことができますが、宛先を間違ってしまうとミスに気づくのが遅くなってしまう可能性が高くなります。宛先のミスは、個人情報保護の問題にも関係するので、店舗や会社の信頼を落としかねません。記載ミスを防止するためにも、納品書は分かりやすく自社に最適なフォーマットのものを用意しましょう。

納品書にまつわるトラブルを考えてみると、納品書を正しく活用することが他の企業との信頼関係を築いていく上で、どれ程大切なことなのかが分かってきます。

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